Słowo wstępu

Droga uczestniczko lub uczestniku!

Mamy nadzieje, że będziemy wszyscy razem bawili się świetnie w trakcie trwania imprezy! Przyłożymy wszelkich starań, żebyśmy ten czas spędzili w miłej i przyjaznej atmosferze.

Niemniej jednak ze względu na pewne formalności organizacyjne imprezy oraz fakt, iż będzie się odbywać na terenie hotelu, będziemy wszyscy musieli przestrzegać pewnych zasad. Jesteśmy świadomi, że mogą one mocno kontrastować z samą atmosferą konwentu i wydawać się trochę sztywne momentami, jednak są one konieczne. Ich przestrzeganie ma na celu zarówno sprawne i bezproblemowe przeprowadzenie całego konwentu, jak i również maksymalne zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim uczestnikom. Przy odpowiednim ich przestrzeganiu, jak wszystko co dobrze działające, będą one niezauważalne ;-)

Pamiętaj, że jako uczestnik Gdakonu jesteś jego współtwórcą – w końcu ta impreza istnieje dla was, abyście się dobrze na niej bawili i miło spędzali czas! Miej na uwadze również drogi uczestniku, że podczas imprezy będziesz reprezentował/a nie tylko siebie, ale również ogół Gdakonowiczów i samą społeczność futrzaków!

Dlatego też prosimy – pomóż nam sprawić, aby Gdakon 2015 był wspaniałym przeżyciem dla nas wszystkich!

Z życzeniami rychłego spotkania i wspaniałej zabawy

- Zespół organizatorski

Regulamin

I. ZAGADNIENIA OGÓLNE

Regulamin niniejszy reguluje prawa i obowiązki uczestników imprezy Gdakon 2015, odbywającej się w dniach 5 – 8 marca 2015r.
Każdy uczestnik konwentu Gdakon 2015 (określanego w dalszej części dla uproszczenia Gdakon) organizowanego przez Pawła Butylińskiego (zwanym dalej organizatorem) zobowiązany jest zapoznać się z treścią regulaminu.
Rejestrując się na stronie uczestnik potwierdza zaznajomienie się z regulaminem, jego akceptacje oraz zobowiązuje się przestrzegać go podczas trwania konwentu.
Ze względu na to, że Gdakon organizowany jest na terenie hotelu „Amber”, uczestnicy zobowiązani są również do przestrzegania regulaminu ośrodka.
Regulamin zarówno Gdakonu jak i ośrodka będzie dostępny zarówno w trakcie trwania imprezy, gdzie będzie wywieszony przy wejściu na teren hotelu, jak i w formie elektronicznej.
Osoby niestosujące się regulaminu, zarówno konwentu jak i ośrodka mogą zostać usunięte z terenu imprezy bez zwrotu kosztów akredytacji i ewentualnych innych kosztów.
Do organizatora należy ostateczna interpretacja przepisów regulaminu.
W sprawach niewymienionych w regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

II. REJESTRACJA

Uczestnicy zobowiązani są do podania swoich danych adresowych, tj. imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz aktualnego adresu miejsca zamieszkania. Dane są niezbędne do poprawnej organizacji imprezy i pozostaną jedynie do wglądu organizatora – nie będą one używane w celach innych (np. marketingowych) niż przy sporządzania dokumentacji imprezy i odpowiednich formalności organizacyjnych oraz ewentualnych celów statystycznych.
Dane takie jak imię i nazwisko oraz data urodzenia muszą zostać podane poprzez stronę internetową.
Pozostałe dane (m.in. adres zamieszkania) będą musiały zostać podane na wygenerowanym automatycznie formularzu, który podpisany należy będzie przekazać organizatorom w dniu rozpoczęciu konwentu – dopiero po zweryfikowaniu tożsamości oraz poprawności tych danych uczestnik otrzyma prawo do przebywania na konwencie.
Akredytacja wpłacona przez uczestnika jest opłatą bezzwrotną, lecz może być odstąpiona na rzecz innego uczestnika.
Gdakon jest imprezą zamkniętą i Organizator ma prawo do odmowy uczestnictwa danej osoby bez podania przyczyny.
Wszelkie należności finansowe muszą zostać uregulowane na 14 dni przed rozpoczęciem Gdakonu, chyba że postanowiono inaczej.
Organizator zastrzega sobie prawo do tygodniowego okresu przygotowania wszelkich dokumentów wymaganych przez Ambasadę Polską w celu otrzymania wizy uprawniającej do pobytu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

III. AKREDYTACJA I JEJ RODZAJE

Przez Akredytację rozumie się rodzaj uczestnictwa wykupionego przez Uczestnika.
Rozróżnia się następujące rodzaje Akredytacji:

Oznaczona kolorem szarym, uprawniająca do wejścia na teren osoby pełnoletniej, ale bez prawa do noclegu w hotelu,
Oznaczona kolorem zielonym, uprawniająca do wejścia na teren imprezy oraz gwarantująca nocleg w hotelu,
Oznaczona kolorem niebieskim, uprawniająca osoby pomiędzy 15 a 18 rokiem życia do wejścia na teren imprezy i przebywania na niej od godziny 8.00 rano do godziny 22.00 wieczorem, w dniach 5 – 8 marca 2015r. Osoby nieletnie muszą przed wpuszczeniem na teren imprezy muszą wylegitymować się zezwoleniem od opiekunów prawnych. Wzór zezwolenia ustali Organizator.

W pozostałych sprawach prawa i obowiązki uczestników są równe, bez rozróżnienia na rodzaj Akredytacji.

IV. IDENTYFIKATORY/BADGE

Na terenie Gdakonu mogą przebywać jedynie osoby posiadające identyfikator wydany przez organizatorów oraz obsługa hotelu.
Identyfikatory mają na celu sprawne i szybkie rozpoznawanie uczestników oraz niedopuszczenie osób trzecich do udziału w konwencie. Służą one zarówno celom organizacyjnym, jak i zapewnienia wszystkim bezpieczeństwa. Dlatego też należy nosić je w miejscu widocznym.
Na identyfikatorze znajduje się informacja dotycząca rodzaju akredytacji wykupionej przez uczestnika imprezy.
Osobom nie posiadającym identyfikatora służby porządkowe wskażą najkrótszą drogę do wyjścia.
Awatar na identyfikatorze nie może przedstawiać treści obscenicznych, powszechnie uważanych za obraźliwe bądź wulgarnych. W razie jakichkolwiek wątpliwości co do spełniania owych wymogów przez swój awatar, proszę się śmiało skontaktować z organizatorami w celu omówienia tej kwestii.

V. SPRAWY PORZĄDKOWE

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poniesione przez uczestników na ciele, mieniu i umyśle.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki lub zagubione oraz za uszkodzenia pojazdów pozostawionych na parkingu znajdującym się przy ośrodku.
Zabronione jest wnoszenie na teren Gdakonu:

broni w rozumieniu obowiązującej Ustawy o Broni i Amunicji
broni pneumatycznej (ASG, paintball)
amunicji do wyżej wymienionych
broni białej (z wyjątkiem noży oraz tzw. larpowej broni bezpiecznej)

Przedmioty wymienione w punkcie poprzednim wolno wnosić po uzyskaniu zgody głównego organizatora konwentu, jeśli przedmioty te są niezbędne do przeprowadzenia punktu programu.
Uczestnicy Gdakonu są zobowiązani do zachowania czystości i porządku na jego terenie oraz na terenie przynależącym do ośrodka.
Na terenie imprezy spożywanie alkoholu dozwolone jest tylko w miejscach wyznaczonych przez Organizatora.
Na terenie ośrodka palenie tytoniu dozwolone jest w miejscach do tego wyznaczonych.
Na terenie Gdakonu obowiązuje całkowity zakaz zażywania, posiadania oraz rozprowadzania wszelkich środków odurzających i psychotropowych.
Osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub psychotropowych mogą zostać usunięte z terenu imprezy przez Organizatora bądź personel hotelu.
Każdy uczestnik Gdakonu zobowiązany jest do kulturalnego zachowania się. Prosimy również o współpracę i podporządkowanie się decyzjom Organizatora oraz personelu hotelowego.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody poczynione przez uczestników Gdakonu. Za wszelkie szkody odpowiedzialność (w tym finansową) ponoszą sprawcy.
Przed opuszczeniem konwentu prosimy, by każdy uczestnik nocujący na terenie ośrodka w obecności organizatora zdać pokój. Prosimy również by w miarę możliwości pokój był zdawany w stanie czystym i schludnym.
Karą za nieprzestrzeganie regulaminu jest:

Ustne ostrzeżenie,
Usunięcie z terenu imprezy bez zwrotu kosztów.

W przypadkach podejrzenia złamania prawa, Organizator powiadomi odpowiednie służby

VI. SŁUŻBA PORZĄDKOWA

Organizator na czas trwania konwentu powołuje Służbę Porządkową.
Organizator ustala jej skład, zadania, przydziela środki techniczne.
Służbą Porządkową dowodzi Organizator lub osoba przez niego wyznaczona.
Głównym zadaniem Służby Porządkowej jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom konwentu wszędzie tam, gdzie się oni w zwartej grupie znajdują. Organizator ani Służba Porządkowa nie biorą odpowiedzialności za bezpieczeństwo osób, które samowolnie opuściły teren konwentu/grupę zwartą.

VII. UDZIAŁ W ZAJĘCIACH PROGRAMOWYCH / MEDIA

Nagrodami w konkursach są losy biorące udział w loterii.
Przedstawiciele podmiotów mających status “Organizator” lub “Współpraca”, biorący czynny udział w organizacji nie są upoważnieni do brania udziału w konkursach i turniejach przeprowadzanych przez te podmioty podczas trwania konwentu.
Organizator nie jest zobowiązany do zapewnienia alternatywnego środka transportu na miejsce odbywania się punktów programowych w wypadku, gdy uczestnik spóźni się na wyznaczoną godzinę odjazdu autokaru.
Uczestnicy konwentu mają zakaz wypowiadania się w mediach na temat imprezy bez wcześniejszej zgody Organizatora.
Wszystkie materiały reklamowe, których obecność na terenie Gdakonu nie została uzgodniona z Organizatorem Gdakonu, zostaną usunięte wraz z rozprowadzającymi je osobami.

W razie jakichkolwiek wątpliwości co do treści Regulaminu, proszę śmiało kontaktować się z organizatorem – chętnie pomożemy w przypadku jakichkolwiek problemów!

Również w trakcie trwania konwentu prosimy śmiało zwracać się do personelu w razie jakichkolwiek powstałych problemów. Pomoc z waszej strony w przypadku zauważenia i zgłoszenia nieścisłości lub też niekomfortowych sytuacji będzie bardziej niż mile widziana!